Konviva | Link para Autocadastro na Unidade

Visão geral

A funcionalidade Link para Autocadastro na Unidade permite que administradores da plataforma Konviva disponibilizem links exclusivos para que novos usuários realizem seu próprio cadastro.

O recurso foi desenvolvido com o objetivo de simplificar, agilizar e proporcionar maior controle sobre a entrada de novos usuários na plataforma, eliminando a necessidade de que o cadastro seja realizado manualmente por um administrador.

Cada link gerado possui uso único e é automaticamente desativado após o preenchimento e envio do formulário de cadastro.

A funcionalidade está disponível para todos os clientes Konviva e pode ser utilizada em dois formatos:

• Link Geral: permite que o próprio usuário selecione a unidade à qual deseja ser vinculado.
• Link Específico por Unidade: associa automaticamente o usuário à unidade vinculada ao link, sem que seja necessário realizar essa seleção durante o cadastro.

Pré-requisitos

Antes de utilizar a funcionalidade, é necessário realizar sua habilitação no Configurador Geral.

Além disso, para a utilização de links específicos por unidade, a unidade desejada deverá estar configurada para permitir o autocadastro.

Os campos e validações utilizados no formulário seguem as configurações já existentes na plataforma, incluindo validações de dados como CPF e e-mail.

Habilitando a funcionalidade

Para habilitar o recurso:

1. Acesse Configurações > Configurador Geral.
2. Localize a seção Usuários.
3. Habilite a opção Link de autocadastro.

Nessa mesma seção está disponível também a opção Gerar link por unidade, que determina onde os links serão gerados e como ocorrerá a associação do novo usuário.

Tipos de geração de link

1. Link Geral

Para utilizar a geração centralizada:

1. Acesse Configurações > Configurador Geral > Usuários.
2. Mantenha a opção Gerar link por unidade desmarcada.
3. Acesse Administração > Usuários.
4. Utilize a opção de geração do link de autocadastro.

Nesse modelo, o link não está associado previamente a uma unidade específica.

Durante o preenchimento do formulário, o novo usuário poderá selecionar manualmente a unidade à qual deseja ser vinculado.

Esse formato é indicado para cenários em que um mesmo link será compartilhado com usuários que podem pertencer a diferentes unidades.

2. Link específico por unidade

Para gerar links vinculados a uma unidade específica:

1. Acesse Configurações > Configurador Geral > Usuários.
2. Habilite a opção Gerar link por unidade.
3. Acesse Administração > Unidade.
4. Selecione a unidade desejada.

5. Verifique se a opção Permitir o autocadastro está habilitada no cadastro da unidade.
    

   

    

6. Utilize a opção de geração do link de autocadastro disponível na administração da unidade.
   
   

Nesse formato, o link fica associado à unidade selecionada.

Ao realizar o cadastro, o usuário será automaticamente vinculado à unidade, não sendo necessário selecioná-la no formulário.

Importante: para que seja possível gerar um link específico, a unidade deve estar configurada para permitir o autocadastro.

Gerenciamento dos links

Após a geração, o administrador poderá gerenciar os links disponibilizados pela plataforma.

As principais ações disponíveis são:

• Copiar: copia o link para que possa ser compartilhado com o usuário.
• Desativar: invalida um link que ainda não foi utilizado.
• Excluir: remove um link ainda não utilizado.

Essas opções permitem que a instituição tenha maior controle sobre os links distribuídos e possa invalidar aqueles que não devem mais ser utilizados.

Regra de uso único

Cada link de autocadastro possui uso único.

Após o usuário preencher o formulário e concluir o envio do cadastro, o link é automaticamente desativado pelo sistema.

Dessa forma, o mesmo link não poderá ser reutilizado para realizar o cadastro de outros usuários.

Exemplo

Um administrador gera o link:

Link de autocadastro: https://cliente.konviva.com.br/autocadastro/XXXXX

O link é compartilhado com um novo colaborador.

Após o colaborador preencher os dados solicitados e enviar o formulário:

• o usuário é cadastrado na plataforma;
• as validações configuradas são executadas;
• o link é automaticamente desativado;
• o mesmo link não poderá ser utilizado novamente.

Fluxo de autocadastro

Ao acessar um link válido, o usuário será direcionado para o formulário de autocadastro configurado pela instituição.

O usuário deverá preencher os campos solicitados e enviar o formulário.

Durante esse processo, a plataforma realizará as validações configuradas no ambiente, como:

• validação de CPF;
• validação de e-mail;
• demais regras de preenchimento e validações existentes no cadastro de usuários.

Após o envio, o cadastro será processado de acordo com as regras de negócio configuradas para o ambiente.

Aprovação do acesso

O status inicial do usuário após o autocadastro depende da configuração do fluxo de aprovação da instituição.

Com fluxo de aprovação

Quando houver fluxo de aprovação configurado, o usuário será cadastrado com o status inativo.

Nesse cenário, um administrador deverá realizar a aprovação do cadastro para que o usuário possa acessar a plataforma.

Sem fluxo de aprovação

Quando não houver fluxo de aprovação, o acesso será liberado imediatamente após a conclusão do cadastro, respeitando as demais configurações e regras de acesso da plataforma.

Fluxo resumido

O funcionamento da funcionalidade pode ser representado da seguinte forma:

Administrador habilita o recurso
↓
Define o tipo de geração do link
↓
Gera o link de autocadastro
↓
Compartilha o link com o novo usuário
↓
Usuário acessa o link e preenche o formulário
↓
Konviva realiza as validações configuradas
↓
Usuário é cadastrado
↓
Link é automaticamente desativado
↓
Acesso é liberado ou aguarda aprovação, conforme configuração

Pontos importantes

• O recurso deve ser habilitado no Configurador Geral.
• A opção Gerar link por unidade determina o local de geração e o comportamento do vínculo com a unidade.
• Links gerais permitem que o usuário selecione sua unidade durante o cadastro.
• Links específicos vinculam automaticamente o usuário à unidade associada.
• Para utilizar um link específico por unidade, é necessário habilitar Permitir o autocadastro na unidade.
• Cada link pode ser utilizado uma única vez.
• Após o envio do formulário, o link é automaticamente desativado.
• Links ainda não utilizados podem ser copiados, desativados ou excluídos pelo administrador.
• As validações de dados configuradas na plataforma continuam sendo aplicadas durante o autocadastro.
• O status inicial do usuário depende da existência ou não de um fluxo de aprovação.

Cenários de utilização

A funcionalidade pode ser utilizada em diferentes cenários, por exemplo:

Recrutamento e admissão: compartilhar um link com novos colaboradores para que realizem seu próprio cadastro.

Clientes ou parceiros: disponibilizar um link para que usuários externos realizem o cadastro na plataforma.

Eventos e treinamentos: utilizar um link de autocadastro para facilitar a entrada de participantes.

Unidades distintas: gerar links específicos para cada unidade, garantindo que o usuário seja associado automaticamente ao local correto.

Cadastro descentralizado: utilizar o link geral quando diferentes usuários precisarem selecionar a unidade durante o próprio cadastro.