Konviva | Pré‑Cadastro de Usuários com Fluxo de Aprovação
O sistema de pré‑cadastro de usuários com fluxo de aprovação foi criado para dar mais segurança e controle ao processo de criação de novos usuários na plataforma. Ele garante que nenhum usuário seja cadastrado sem antes passar por uma análise e validação dos dados.
A seguir, você entenderá como o processo funciona na prática, quem participa dele e quais são as etapas desde a solicitação até a criação do usuário.
Objetivo
O pré‑cadastro serve para que novos usuários sejam solicitados por um gestor ou administrador de unidade e aprovados por um administrador antes de terem acesso ao sistema.
Isso evita erros de cadastro, problemas de segurança e liberações indevidas.
Quem são os envolvidos?
Administrador
- Avalia solicitações enviadas pelos gestores.
- Pode aprovar, rejeitar ou solicitar correções antes de aprovar.
- Visualiza todas as solicitações do sistema.
Gestor
- Solicita o cadastro de novos usuários.
- Visualiza apenas as solicitações feitas por ele.
- Pode corrigir dados quando o administrador pede ajustes.
Administrador de Unidade
- Solicita o cadastro de novos usuários (perde o acesso ao cadastro direto de usuários)
- Visualiza apenas as solicitações feitas por ele.
- Pode corrigir dados quando o administrador pede ajustes.
Configurador do Fluxo de Aprovação
O sistema possui uma opção que permite ligar ou desligar o pré-cadastro de usuários.
Essa opção fica no menu:
Configuração > Configurações Gerais > Usuários e habilitar a funcionalidade "Habilitar fluxo de aprovação de cadastro de usuário."
Somente usuários com perfil de Administrador podem acessar essa configuração.
Ao ativar essa opção, o botão “Solicitar cadastro de usuário” irá aparecer para os perfis:
Administrador
Gestor
Administrador de Unidades
ATENÇÃO: Por padrão, o perfil Administrador de Unidades tem acesso ao botão “Cadastrar Usuário”. Quando o fluxo de aprovação é ativado, esse botão é removido. No lugar dele, passa a aparecer o botão “Solicitar cadastro de usuário”. Com essa mudança, o perfil Administrador de Unidades deixa de criar usuários diretamente e passa apenas a solicitar o cadastro.
Como o fluxo funciona na prática?
Ao entrar no sistema com o perfil Gestor ou Administrador de Unidade, acesse o menu Administração > Usuários.
Nessa tela, aparecerá o botão “Solicitação de Usuários”.
Ao clicar nesse botão, você será levado para a tela de Gestão de Solicitação de Cadastro, onde é possível acompanhar e administrar os pedidos de cadastro de usuários.
Para solicitar o cadastro de um novo usuário, clique no botão “Solicitar cadastro de usuário”.
Em seguida, será exibida uma tela onde você deverá preencher os dados do usuário.
Após preencher todos os dados, clique em “Enviar solicitação”.
Você será direcionado para a tela de “Solicitações pendentes”, onde aparecerá a solicitação que você acabou de enviar.
A solicitação ficará aguardando a aprovação de um usuário com perfil Administrador.
Para aprovar, entre no sistema com o perfil Administrador, acesse o menu Administração > Usuários e clique no botão “Solicitação de Usuários”.
O
O Administrador visualizará todas as solicitações de cadastro feitas pelos Gestores e Administradores de Unidade.
Para ver os detalhes de uma solicitação, clique no botão “Visualizar Solicitação”, conforme mostrado na imagem:
Nesta tela, o Administrador pode alterar todos os dados do cadastro.
Se as informações estiverem corretas, clique em “Aprovar cadastro”. O usuário será cadastrado no sistema.
Se houver alguma informação incorreta, clique em “Solicitar correção”. A solicitação será devolvida ao Gestor ou Administrador de Unidade para ajuste dos dados. Após a correção, o cadastro seguirá o mesmo processo já explicado.
Se o cadastro não puder ser aceito, clique em “Rejeitar cadastro”. Nesse caso, o usuário não será cadastrado no sistema.
Se todas as informações do cadastro estiverem corretas, o administrador obrigatoriamente deverá inserir uma senha para a aprovação final.
Ao inserir a senha e clicar em “Aprovar cadastro”, a seguinte mensagem será exibida na tela:
Ao acessar a guia “Solicitações realizadas”, é possível ver todas as solicitações de cadastro, com os dados do usuário e o status da aprovação.
Os Gestores e Administradores de Unidade também tem acesso a essa tela e podem visualizar e acompanhar as solicitações que eles próprios enviaram.
Notificações Automáticas
Foram criadas notificações automáticas para que todos os perfis envolvidos nesse fluxo recebam avisos por e-mail e pelo correio Konviva.
Dessa forma, todos os participantes conseguem acompanhar em qual etapa a solicitação se encontra e também recebem lembretes para aprovar ou corrigir quando necessário.
Foram criadas 5 novas notificações automáticas.
Para acessá-las, vá até o menu Comunicação > Notificações do sistema, selecione “Mensagens automáticas” e, na guia Geral, você poderá visualizar as novas notificações:
Nova Solicitação de Cadastro Aguardando Aprovação
Solicitação de Cadastro Aprovada
Cadastro realizado com sucesso
Sua Solicitação de Cadastro foi rejeitada
Corrigir Solicitação de Cadastro
Caso necessário, você pode editar e personalizar o texto de cada notificação.
Dúvidas Frequentes
O que acontece se eu fizer um cadastro de um usuário que ainda está pendente de liberação?
Ao aprovar ou rejeitar o cadastro o sistema irá informar que já existe esse usuário na plataforma.
O que acontece se o administrador desativar a funcionalidade com solicitações pendentes?
O sistema exibirá um alerta. Se confirmado, as solicitações pendentes serão rejeitadas automaticamente e o botão de acesso às solicitações será ocultado.
Posso cadastrar um usuário com um e-mail que já existe no sistema?
Não. O sistema realiza uma validação de duplicidade em tempo real para evitar cadastros redundantes e garantir a integridade da base de dados.
O campo CPF terá máscara de preenchimento automática?
Não. Os campos que exigem o preenchimento do CPF não terão máscara nesta versão, permitindo maior flexibilidade na entrada de dados.