8269 - Como proceder para alterar o organograma da empresa?
Problema: O organograma de determinada empresa irá passar por alterações, onde os locais sofrerão alterações de código/nomenclatura, alguns locais que foram extintos ao longo do tempo na empresa serão excluídos, e também serão criados novos locais.
Qual a melhor forma de proceder com esta alteração na empresa, sem prejudicar relatórios e outros cálculos do sistema?
Pode-se criar um novo organograma com os respectivos locais, informar este novo organograma no cadastro da Empresa, na guia Organograma, e depois ajustar manualmente os históricos de locais dos colaboradores?
Quando ocorre / onde se aplica: Tabelas > Organogramas > Locais.
Solução: Fazer este processo manualmente não é recomendado. A orientação nesta situação é utilizar a rotina de Duplicação do Organograma, em Tabelas > Organogramas > Duplicar.
Consultando o help deste menu, no link Clique aqui para obter maiores informações acerca da rotina de Duplicação do Organograma, é possível verificar que esta rotina altera um grande número de tabelas/cadastros do sistema. Isso porque uma mudança do organograma da empresa não impacta apenas nos históricos de local dos colaboradores, mas em várias rotinas do sistema, principalmente quando a empresa utiliza vários módulos do produto Gestão de Pessoas, pois cadastros de todos estes módulos serão impactados por esta mudança.
Fazendo o processo manualmente fica inviável garantir que todos os cadastros serão devidamente ajustados para o novo organograma, podendo gerar futuros problemas em rotinas e relatórios. Desta forma, não recomendamos efetuar este procedimento desta forma, sempre orientamos a utilizar a rotina de Duplicação do Organograma.
Para efetuar a criação do novo Organograma, orientamos proceder da seguinte forma:
- No caminho em Tabelas > Organogramas > Duplicar, selecionar o Organograma Atual, a Data da Alteração, automaticamente o sistema irá sugerir um novo código de organograma disponível, selecionar todas as empresas que utilizam este organograma, ao pressionar OK, uma nova tela abrirá onde, na coluna Novo Local e Nova Descrição, deve-se preencher de acordo com sua nova estrutura. Gravar antes de Processar.
Os colaboradores que estão no Local Atual, Descrição Atual serão automaticamente transferidos para o Novo Local e Nova Descrição, será criado um histórico de alteração de Local para cada colaborador.
Exemplo:
011 Desenv.Produto -> 401 Desenvolvimento Geral
Os sub-locais, ou os locais que não existem no organograma de origem, podem ser criados depois da duplicação em Tabelas > Organogramas > Locais, buscando pelo novo código do organograma duplicado.
Ainda, no cadastro da Empresa, na guia Organograma, também será criado um histórico com a data e novo organograma duplicado.
Ao duplicar um organograma este não poderá ser excluído, pois históricos de locais estarão atrelados à estrutura. É recomendado e orientamos fazer uma cópia de segurança (backup) antes do processo de duplicação.
Com relação à limpeza dos locais extintos, se estes já estiveram ocupados por colaboradores, o sistema não permitirá a sua exclusão. Nesta situação, o procedimento recomendado é alterar estes locais para, por exemplo, 999999 - Local Extinto durante o processo de duplicação do organograma, e posteriormente inserir para estes locais uma Data de Extinção. A partir desta data estes locais não serão mais visualizados pelos usuários nas telas de histórico, e não poderão mais ser utilizados.
Para isso, no cadastro dos Locais, clicando com o botão direito do mouse sobre o local extinto, em Propriedades, deve-se informar o campo Data Extinção.
Maiores informações a respeito da rotina de Duplicação do Organograma podem ser obtidas através do help do menu Tabelas > Organogramas > Duplicar.
Qual a melhor forma de proceder com esta alteração na empresa, sem prejudicar relatórios e outros cálculos do sistema?
Pode-se criar um novo organograma com os respectivos locais, informar este novo organograma no cadastro da Empresa, na guia Organograma, e depois ajustar manualmente os históricos de locais dos colaboradores?
Quando ocorre / onde se aplica: Tabelas > Organogramas > Locais.
Solução: Fazer este processo manualmente não é recomendado. A orientação nesta situação é utilizar a rotina de Duplicação do Organograma, em Tabelas > Organogramas > Duplicar.
Consultando o help deste menu, no link Clique aqui para obter maiores informações acerca da rotina de Duplicação do Organograma, é possível verificar que esta rotina altera um grande número de tabelas/cadastros do sistema. Isso porque uma mudança do organograma da empresa não impacta apenas nos históricos de local dos colaboradores, mas em várias rotinas do sistema, principalmente quando a empresa utiliza vários módulos do produto Gestão de Pessoas, pois cadastros de todos estes módulos serão impactados por esta mudança.
Fazendo o processo manualmente fica inviável garantir que todos os cadastros serão devidamente ajustados para o novo organograma, podendo gerar futuros problemas em rotinas e relatórios. Desta forma, não recomendamos efetuar este procedimento desta forma, sempre orientamos a utilizar a rotina de Duplicação do Organograma.
Para efetuar a criação do novo Organograma, orientamos proceder da seguinte forma:
- No caminho em Tabelas > Organogramas > Duplicar, selecionar o Organograma Atual, a Data da Alteração, automaticamente o sistema irá sugerir um novo código de organograma disponível, selecionar todas as empresas que utilizam este organograma, ao pressionar OK, uma nova tela abrirá onde, na coluna Novo Local e Nova Descrição, deve-se preencher de acordo com sua nova estrutura. Gravar antes de Processar.
Os colaboradores que estão no Local Atual, Descrição Atual serão automaticamente transferidos para o Novo Local e Nova Descrição, será criado um histórico de alteração de Local para cada colaborador.
Exemplo:
011 Desenv.Produto -> 401 Desenvolvimento Geral
Os sub-locais, ou os locais que não existem no organograma de origem, podem ser criados depois da duplicação em Tabelas > Organogramas > Locais, buscando pelo novo código do organograma duplicado.
Ainda, no cadastro da Empresa, na guia Organograma, também será criado um histórico com a data e novo organograma duplicado.
Ao duplicar um organograma este não poderá ser excluído, pois históricos de locais estarão atrelados à estrutura. É recomendado e orientamos fazer uma cópia de segurança (backup) antes do processo de duplicação.
Com relação à limpeza dos locais extintos, se estes já estiveram ocupados por colaboradores, o sistema não permitirá a sua exclusão. Nesta situação, o procedimento recomendado é alterar estes locais para, por exemplo, 999999 - Local Extinto durante o processo de duplicação do organograma, e posteriormente inserir para estes locais uma Data de Extinção. A partir desta data estes locais não serão mais visualizados pelos usuários nas telas de histórico, e não poderão mais ser utilizados.
Para isso, no cadastro dos Locais, clicando com o botão direito do mouse sobre o local extinto, em Propriedades, deve-se informar o campo Data Extinção.
Maiores informações a respeito da rotina de Duplicação do Organograma podem ser obtidas através do help do menu Tabelas > Organogramas > Duplicar.