Konviva | Cadastro de Unidades
O primeiro passo que você deve dar na Konviva é criar as unidades.
Com elas, você pode estruturar os grupos de usuários conforme a hierarquia da sua empresa para organizar as permissões e visualizações do conteúdo de cada usuário.
Será nas unidades que você organizará seus usuários, visto que em todos os perfis que um usuário possua, você deverá escolher pelo menos uma unidade a qual ele estará vinculado àquele perfil.
As unidades são organizadas em formato de árvore, então, é interessante pensar em uma estrutura como em nível raiz, criando níveis e sub níveis que reflitam a hierarquia do seu negócio ou que estejam adaptadas ao planejamento de sua oferta de aprendizagem.
Estrutura da árvore
Recomenda-se projetar a árvore num nível raiz, criando níveis abaixo que reflitam a estrutura de negócio e/ou demanda da oferta. Por exemplo, uma árvore de uma empresa:
Nesse exemplo, temos uma unidade raiz (Empresa XYZ) de onde partem todas as demais unidades filhas, também chamadas de subunidades.
Quando falamos sobre um usuário que tenha um perfil relacionado a gestão, a permissão de atuação fica sendo na unidade a qual ele foi associado e nas unidades abaixo.
No exemplo acima, usuários associados com perfil de Gestor à unidade XYZ, tem a gestão sobre todas as unidades. Caso o modelo seja um gestor para cada regional, deve-se associar cada usuário às unidades Região Sul e Região Sudeste.
Para efetivar o cadastro de um usuário no sistema, é necessário atribuir ao menos um perfil e vinculá-lo a uma ou mais unidades. A única restrição, neste caso, se aplica ao perfil de aluno, que estará associado a uma única unidade, ou seja, ele acessará as informações de cursos e turmas apenas da unidade a qual estará associado.
Para criar uma nova Unidade, você deve acessar o menu Administração > Unidades e clicar no botão Adicionar Unidade.
Dados Gerais
Na área de cadastro de uma nova Unidade há outros campos para preenchimento, veja a seguir:
- Nome: o nome da unidade, geralmente, é fornecido pelo próprio RH da empresa que está utilizando o ambiente de aprendizagem. É um campo obrigatório.
- Código: o código da unidade, geralmente, é fornecido pelo próprio RH da empresa que está utilizando o ambiente de aprendizagem, cada unidade deve estar ligada a um único código. A função do código é evitar que uma unidade seja cadastrada em duplicidade no sistema. É um campo obrigatório.
- Descrição: descrição sobre a unidade. É um campo opcional, e somente administradores têm acesso.
- Quantidade de matrículas disponíveis: delimitador de matrículas por Unidade permitindo ao gestor e aluno somente se matricular se tiver matrículas disponíveis na respectiva Unidade. O Administrador poderá matricular os alunos (forçar matrícula) independente da delimitação de quantidade de matrículas na Unidade, exceto quando a delimitação de matrículas for geral.
- As vagas dessa unidade podem ser usadas pelas unidades filhas: existindo vagas na unidade em que o usuário está alocado, a matrícula será feita diretamente a essas vagas. Quando nao houver mais vagas na unidade direta, o sistema busca vagas nas unidades acima da hierarquia.
- Limite de usuários ativos na unidade: delimitador de usuários ativos por unidade. Essa limitação é valida também se for realizado uma importação.
- Inativar usuário automaticamente caso não acesse num período de dias: inativa automaticamente o usuário da unidade caso ele não acesse durante o período configurado.
- Permitir auto cadastro: delimitador caso a deseje permitir o auto cadastro na unidade cadastrada.
Layout Geral
Você poderá customizar a interface do sistema para o aluno, conforme a unidade na qual ele está associado. Essa configuração não é obrigatória, seria apenas em caso de aplicar um layout diferente para cada unidade ou em uma unidade específica. Caso contrário, o layout replicado será o configurado no configurador geral.
Na área de Layout Geral você consegue alterar o layout da Unidade que está sendo criada, veja a seguir:
- Logotipo cabeçalho: O logotipo que será mostrado no cabeçalho da Konviva especificamente para esta unidade criada, caso não seja configurado irá mostrar o logotipo já configurado para todo o sistema no configurador de layout;
- Logotipo rodapé: O logotipo que será mostrado no rodapé do Konviva especificamente para esta unidade criada, caso não seja configurado irá mostrar o logotipo já configurado para todos o sistema no configurador de layout;
- Banner: Banner da unidade que aparecerá na home do aluno.
- Utilizar layout customizado: Você pode alterar as cores do layout especificamente para esta unidade criada, caso não seja configurado irá mostrar as cores já configuradas para todo o sistema no configurador de layout:
IMPORTANTE: caso você possua em seu ambiente a ALOCAÇÃO habilitada, o layout selecionado unidade não refletira na home do aluno! Ele visualizará o layout configurado no menu CONFIGURAÇÕES.
Configurações avançadas
Você pode realizar configurações específicas para os alunos desta unidade:
Nomenclatura: a edição destes itens permite personalizar a nomenclatura destas ferramentas nos idiomas português, inglês, espanhol e chinês. Assim, alunos de diferentes unidades podem ter acesso a um conjunto diferenciado de ferramentas.
Adicionando uma Subunidade
Para adicionar uma subunidade você deve seguir os seguintes passos:
- Acesse o menu Administração > Unidade;
- Clique no botão (+) na unidade raiz qual você quer criar a subunidade;
Quando clicar em "+" abrirá a tela para criação dessa nova unidade, conforme já mostrado no texto acima. Seria só cadastrar as informações importantes para o seu negócio, e salvar.
Quando você salvar a sua nova unidade, aparecerá novamente a tela onde estão todas as unidades cadastradas. Nela, você pode buscar uma unidade diretamente no campo de busca ou fazer uma busca avançada por Nome, ou Código:
Configurar módulos - permite a personalização de alguns módulos por unidade. Os módulos que aparecem sem possibilidade de ação, significa que a habilitação dele é geral do sistema, ou seja, uma vez habilitados não conseguimos personalizar por unidade, todas terão a mesma visualização. Os que possuem o botão abaixo, altera o que tiver no configurador de módulos. Exemplo: se nos módulos gerais da plataforma POSTS estiver habilitado, se clicarmos em sobrescrever na unidade, isso quer dizer que estamos DESABILITANDO nessa unidade especificamente.
Adicionar - adicionamos uma subunidade na unidade onde o botão foi clicado.
Editar - alteramos configurações de uma unidade já cadastrada.
Mover - movemos uma unidade, podendo ser alterada para ser uma unidade raiz ou apenas alterar uma subunidade para outra hierarquia.
Excluir - excluímos uma unidade. Não será possível excluir uma unidade caso ela tenha usuários associados e se tiver subunidades abaixo dela.
IMPORTANTE: Indicamos que mesmo que uma unidade não seja mais utilizada, ela não seja excluída, pois em algum momento os usuários associados à ela consumiram conteúdos que fazem parte do histórico dele de matrículas naquela unidade. O que pode ser feito é a criação de uma unidade raiz chamada UNIDADES INATIVAS, onde todas as unidades que não são mais utilizadas sejam movidas.
Essa configuração inicial é muito importante para garantir que todos visualizem as informações associadas ao seu perfil e adequadas à segmentação e modelo de gestão planejados.