Numa organização as pessoas aprendem enquanto trabalham, resolvem problemas e desenvolvem projetos. Compartilhando e interagindo em rede, os colaboradores melhoram a performance e os resultados do negócio. E podem fazer isso em comunidades virtuais e ferramentas de colaboração. Pensando nisso, desenvolvemos o Módulo de Gestão do Conhecimento, uma rede corporativa, voltada à colaboração, na qual as pessoas podem interagir em comunidades mediadas pelos líderes da organização e os colaboradores são reconhecidos por seus pares à medida em que compartilham conhecimento e participam das comunidades.

Importante: caso você não tenha acesso ao módulo de colaboração, entre em contato com o nosso Suporte e solicite a habilitação

Comunidades

O elemento principal do Módulo de Colaboração é a Comunidade, e essa pode ser:

• Aberta: o administrador do sistema tem a permissão de cadastrar comunidades abertas, de temas livres, onde qualquer usuário poderá se inscrever e deixar a comunidade no momento que desejar.
• Restrita: são comunidades criadas pelo administrador onde apenas usuários convocados podem participar. Após criar a comunidade, o administrador convoca os participantes. Os demais usuários não convocados, não tem permissão para se inscrever ou visualizar essas comunidades.

Gerenciar Comunidades

O administrador poderá acessar todas as comunidades do sistema entrando no menu ‘Listar Comunidades’, podendo assim, entrar na comunidade selecionada e administrar todas as ferramentas disponíveis.
Em minhas comunidades, o administrador visualiza todas as comunidades que ele, como usuário também participa. Já em outras comunidades, estão as que ele não participa, mas pode, mesmo assim, acessar e editar.

Mensagens automáticas

A convocação e as interações ocorridas nas comunidades podem ter notificações automáticas configuradas no sistema. Acessar: Comunicação > Mensagens Automáticas > Notificações do Sistema. Para saber mais sobre essas e outras mensagens, acesse o link das Notificações do Sistema.

Quem acessa o módulo comunidades?

É possível restringir o acesso do módulo comunidade a um ou mais público(s)-alvo previamente criados. Crie o público-alvo e depois acesse o menu Administração > Configurador Geral > Acesso Colaboração. Selecione o público-alvo que deseja habilitar o acesso. Os demais usuários que não pertencerem ao público-alvo não visualizarão o módulo.

A Visão do Aluno – Comunidades

Clicando em Comunidades, o aluno visualiza todas as comunidades as quais participa e na aba Outras Comunidades, ele visualiza as comunidades abertas que não participa, mas pode se inscrever. Clicando sobre a comunidade, o aluno acessa a comunidade e todas as ferramentas disponíveis.

A Visão do Aluno – Network

Os usuários podem seguir qualquer usuário dentro do sistema. Não existem filtros ou bloqueios quanto a isso. O usuário visualiza seus seguidores e as pessoas as quais segue, podendo visualizar os posts dos usuários que segue. Pode visualizar os posts desses usuários e também comentar num post. Pode criar seus próprios posts e qualquer usuário pode comentar.

A Visão do Aluno – Ranking

Clicando na aba ranking, o sistema mostra a lista dos usuários e sua classificação. Uma forma de motivar e incentivar a participação dentro das comunidades. Usuários ganham pontos ao interagirem em algumas ferramentas do sistema. Usuários também visualizam o ranking de pontos dos usuários no sistema.

O Papel do Líder da Comunidade

O administrador pode atribuir a liderança da comunidade a um ou mais usuários, participantes da comunidade. Os líderes terão algumas permissões especiais dentro da comunidade, como publicar e moderar fóruns, arquivos da biblioteca, entre outras permissões. As ferramentas da comunidade são configuradas pelo administrador. O líder ter permissões de interagir nessas ferramentas. A liderança é atribuída e pode ser retirada pelo administrador no Cadastro da Comunidade, visto a seguir.

O Papel do Administrador – Gerenciar Comunidades

O usuário com perfil de Administrador tem permissão para gerenciar as comunidades. Suas permissões incluem: adicionar, editar, inativar e excluir comunidades, convocar e excluir participantes, assim como definir líderes para a comunidade.
Somente o administrador pode adicionar, inativar e editar comunidades. As comunidades vinculadas a cursos são restritas, mas também é possível criar comunidades restritas sem que sejam vinculadas a um curso. Na primeira etapa o administrador insere as informações e habilita as ferramentas da comunidade. Na segunda etapa o administrador convoca os usuários para participar da comunidade. Na terceira etapa o administrador atribui a liderança da comunidade a um ou mais usuários e também pode retirar a liderança atribuída. O administrador também pode excluir o usuário, retirando ele da comunidade.

Cadastro de Comunidades

Passo 1 – Cadastrar Comunidade

1. Acesse a área de gerenciar comunidades (Colaboração >  Gerenciar Comunidades);
2. Clique em Adicionar Comunidade;
3. Preencha os campos Nome e Descrição;
4. Selecione quais ferramentas de interação e comunicação estarão disponíveis aos membros da comunidade;
5. Selecione o tipo (Aberta ou Restrita);
6. Defina se a lista de participantes será exibida para pessoas que não participam da comunidade;
7. Defina se os posts serão exibidos na home, na aba de Posts para o aluno;
8. Faça upload de uma imagem (opcional).
9. Clique em Salvar para registrar a comunidade e voltar para a lista de comunidades, ou clique em Convocar para registrar a comunidade e ser direcionado para a aba Convocar Participante.

Passo 2 – Convocar Participantes

1. Na aba Convocar Participantes selecione um ou mais participantes;
2. Clique em Convocar Selecionados. Sistema dispara notificação, se a mensagem automática estiver ativa;
3. Confirmando a ação, você será direcionado para a aba Lista Participantes.

Passo 3 – Lista Participantes

1. Aqui são listados todos os participantes desta comunidade;
2. IMPORTANTE: ATRIBUA A LIDERANÇA A UM OU MAIS PARTICIPANTES (tornar líder);
3. O líder é o responsável por gerenciar a comunidade, exercendo atividades como moderar fórum, marcar chat, publicar enquetes e outras ferramentas que estiverem habilitadas na comunidade;
4. Clique em Salvar para registrar as alterações na comunidade e retornar à lista de comunidades.

O Papel do Administrador – Listar Comunidades

No menu Colaboração > Listar Comunidades, o administrador visualiza todas as comunidades que ele, como usuário também participa. Já em Outras Comunidades, estão as que ele não participa, mas pode realizar a sua associação na comunidade.

O Papel do Administrador – Gerenciar Ranking de Pontuação

O administrador pode habilitar o sistema de ranking dentro da comunidade. Para isso, deve ativar o ranking e atribuir pontos às ações listadas.
O sistema de ranking passa a funcionar assim que é habilitado. O administrador deve atribuir pontos aos itens. O itens são fixos e não é possível excluir ou incluir novos. O evento mostra qual ação contabiliza pontos e o nome da ação pode ser editado, assim como o valor. Todas essas ações são ferramentas de dentro da comunidade e para que funcionem elas devem estar habilitadas na comunidade (em gerenciar comunidades, primeira etapa na criação e/ou edição de comunidade).

O Papel do Administrador – Gerenciar Níveis de Pontuação

A medida que realiza atividades/eventos na comunidade que podem ser pontuados, o participante acumula pontos.
Na funcionalidade Gerenciar Níveis de Pontuação é possível estabelecer faixas de pontuação e relacionar a cada uma delas um título. É uma forma de reconhecimento àqueles colaboradores que mais compartilham e fomentam a troca nas comunidades.

Nível: O nível é um status/título que o participante recebe em função do número de pontos que ele recebeu em função de suas contribuições. O sistema não permite a criação de novos níveis, eles já são pré-definidos, sendo no total cinco níveis conforme abaixo.
– Primeiro nível (status máximo): Guru
– Segundo nível: Expert
– Terceiro nível: Profissional
– Quarto nível: Colaborador
– Quinto nível (status mínimo): Seguidor

Valor inicial: o valor inicial, é o valor mínimo de pontos que o participante precisa obter para entrar nos níveis (status). Por default o sistema traz um valor atribuído para cada um dos níveis.
Valor Final: o valor final, é o valor máximo de pontos que o participante precisa ter para permanecer num nível. Um ponto a mais e ele passará para o próximo, isto dependerá de como o administrador configurou as faixas de pontos. Por default o sistema traz um valor atribuído para cada um dos níveis.
Ações: na coluna Ações, o administrador possui a permissão de editar os dados de cada nível. Apesar de não poder criar novos níveis, ele pode alterar o nome dos mesmos e o valor de pontos mínimos (valor inicial) e máximos (valor final).

O Papel do Administrador – Extrato de pontuações do usuário

No extrato de pontuações o administrador pode visualizar e gerenciar (editar) as pontuações obtidas pelos usuários. Para isto, basta apenas:

1. Buscar um usuário pelo seu nome e clicar no ícone na coluna Ações;
2. Será mostrado o extrato da pontuação deste usuário, com a Pontuação total atual ao lado do nome do usuário, e detalhando cada evento com o Valor da pontuação, seu Tipo, Data e uma Descrição;
3. É possível editar o valor e a descrição do evento de pontuação ou mesmo excluí-lo, clicando nos ícones da coluna Ações.
   1. Obs.: Editar a descrição ou excluir afeta apenas o evento de pontuação, mas não tem qualquer efeito no post ou comentário que originou este evento.
4. Também pode-se incluir um novo evento de pontuação, clicando no botão Incluir pontuação extra e informando uma descrição e um valor.

O Papel do Administrador – Relatório de Pontuação

Em Relatórios > Pontuação Geral, o administrador poderá extrair o relatório, (em .pdf ou .xls) e fazer o controle da pontuação que os usuários obtiveram ao realizar as atividades determinadas e, assim, aplicar uma políticas de recompensas para usuários com melhor pontuação.