Konviva | Matrículas Automáticas e Reciclagens

Agora, o administrador consegue configurar matrículas automáticas e reciclagens na Konviva.

Essa nova funcionalidade permite um maior controle para cursos obrigatórios, e automatiza o processo de matrícula e rematrícula para cursos que exigem reciclagem. Ela funciona especificamente para cursos da modalidade a distância, e quando habilitada, cria automaticamente uma turma contínua para cada público-alvo associado na obrigatoriedade, matriculando automaticamente os alunos que fazem parte desses públicos, e que ainda não possuem aprovação no curso ou que tenham a reciclagem pendente. 

Além disso, é possível saber a porcentagem de engajamento do público-alvo por meio do indicador de engajamento do público-alvo em cada curso obrigatório, comparando a quantidade total de alunos previstos x quantidade de alunos aprovados, dando ao administrador maior visibilidade das demandas de treinamentos obrigatórios previstos para seus colaboradores.    

Como configurar

O primeiro passo é habilitar o módulo no ambiente. Para isso, acesse menu Configurações > Módulos, e procure pelo módulo “Matrícula automática e Reciclagem”.

Após isso, na primeira etapa de cadastro de um curso existe a configuração para habilitá-lo como obrigatório, e é nessa configuração que são feitas as parametrizações. Acesse menu Aprendizagem > Cursos > Administrar, crie um curso ou edite um já existente.

Você deve habilitar “Definir curso como obrigatório” e selecionar o público-alvo que deverá ser matriculado automaticamente (essa seleção é obrigatória, pois são esses usuários que serão matriculados):


 IMPORTANTE: para configurar matrícula automática, reciclagens e obter indicadores é necessário informar pelo menos um público-alvo. Cursos obrigatórios sem público-alvo não poderão ser parametrizados com estas novas configurações. 
 Quando selecionado o público, abrirá a seguinte tela:

Na primeira configuração é habilitado o período em que o aluno deve fazer as reciclagens do curso, podendo ser configurado em meses ou anos. A reciclagem funcionará como “nova matrícula prevista” para usuários do público-alvo que já foram aprovados no curso, mas devem refazê-lo, antes que expire a data de validade da sua matrícula mais recente neste treinamento.   

Uma vez preenchido esse prazo, significa que haverá necessidade de reciclagem a cada intervalo de tempo configurado como validade. Para a matrícula referente à reciclagem, o sistema levará em consideração a data da última aprovação do aluno no treinamento.

As reciclagens representam um ciclo contínuo, enquanto o usuário estiver no público de obrigatoriedade do treinamento e a flag de reciclagem estiver ligada, não importa quantas vezes o usuário fez o treinamento, imediatamente após a sua aprovação, uma nova data de reciclagem é calculada e prevista.  Se desligada, as reciclagens deixam de ser previstas e o sistema faz apenas a checagem se o aluno aprovou ou não no curso obrigatório para incrementar o indicador de engajamento. 

Quando o aluno “entra pela primeira vez” ou “retorna” para o público-alvo do treinamento obrigatório, o sistema valida se o usuário tem aprovação no curso. Se não tiver nenhuma aprovação e se houver turma com matrícula automática, o sistema realiza imediatamente a matrícula na turma.  

Em “Matricular automaticamente o público-alvo”, quando habilitado, deve-se mencionar qual o tempo de duração da turma contínua que será criada para matricular o público-alvo, e estabelecer com quanto tempo de antecedência, antes da data limite da validade, o aluno será automaticamente matriculado para fazer a reciclagem. Lembrando que a opção é válida somente para cursos a distância.

Quando a opção de validade e reciclagem está desligada, a matrícula automática será aplicada uma única vez, apenas para aqueles que, no momento de entrada no público-alvo, ainda não tenham aprovação no referido curso. Caso o aluno venha a reprovar, ele será matriculado novamente. A matrícula automática continuará a acontecer até que o aluno consiga o status de aprovado no curso. Quando ligada a flag de validade e reciclagem, passa a ser exibido o campo de rematricular o aluno e a matrícula automática passam a ser feita, “n” dias antes da data de vencimento (calculada pelo sistema).

Utilizando o exemplo da imagem acima, um aluno que tenha sido aprovado no curso em 28/06/2023, precisará passar por uma reciclagem dali a 2 anos, ou seja 28/06/2025. Como a matrícula automática está habilitada para acontecer 30 dias antes do vencimento, esse aluno será rematriculado em 28/05/2025 automaticamente.
 

ATENÇÃO:  Caso a matrícula automática que foi configurada seja desligada no obrigatório, a turma atrelada a se manterá ATIVA, porém não ocorrerá mais matrículas. As matrículas concluídas ou em andamento (matriculado) seguem inalteradas, conforme regra padrão do sistema. Quando habilitada a opção de "cancelamento de matrícula quando a turma for inativada" no configurador geral, as matrículas em andamento serão canceladas (para saber mais sobre essa configuração, acesse aqui).

Salvando as configurações, você poderá visualizar o status da matrícula.

Com a habilitação do módulo de matrícula automática e reciclagem, passará a ser mostrado no menu "Aprendizagem" a funcionalidade “Matrícula automática”, que será o local onde o administrador fará a gestão dos cursos que tenham a funcionalidade configurada.

Toda essa dinâmica explicada até aqui para cursos OBRIGATÓRIOS, também pode ser habilitada para cursos DESEJÁVEIS. Para isso, basta habilitar no menu Configurações > Configurador Geral > aba Cursos, e procurar por “Habilitar reciclagem para cursos desejáveis”.

Atenção: habitável apenas pelo suporte! Favor entrar em contato com o suporte Konviva e solicitar.

Estando a matrícula automática habilitada para ambos os cursos, aparecerá de tal forma no menu:

Seguindo o acesso da imagem acima, se clicar em "obrigatórios", o administrador conseguirá fazer a gestão de todos os cursos que tenham sido configuradas matrículas automáticas/reciclagens e sejam obrigatórios:

No ícone   , quando selecionado, levará o administrador à edição de curso padrão da Konviva.

O ícone    mostrará a lista de alunos com a matrícula em processamento:

A lista desses alunos é derivada do público-alvo configurado na obrigatoriedade do curso. Por regra, a matrícula automática ocorre as 03:00 da manhã, e esse ícone tem como função informar se o aluno já foi matriculado no curso. Quando matriculado, o nome do usuário não aparecerá mais nessa lista, e o controle de realizado e não realizado pode ser feito através dos relatórios gerados pelos indicadores.  Mais algumas informações importantes sobre essa listagem:

• Ela será mostrada por ordem alfabética de nomes de usuários;
• A listagem exibirá apenas as matrículas automáticas com status de matrículas em processamento;
• Alunos que no momento da consulta já não pertençam ao público-alvo, mas tiveram as matrículas automáticas processadas, suas matrículas não serão canceladas, mas deixarão de ser contabilizados nos indicadores. Caso haja configuração de reciclagem, esses alunos não serão matriculados.

O ícone direciona o administrador para interface de desempenho da turma criada automaticamente, onde pode ser acompanhado o desempenho dos alunos, comportamento igual ao da turma padrão da Konviva.

 Indicadores

Nesse novo módulo existem dois indicadores que podem ser acompanhados pelo administrador na área de gestão das matrículas automáticas, clicando na aba “Indicadores”.

O primeiro indicador faz um comparativo em porcentagem de REALIZADOS X NÃO REALIZADOS de todos os cursos previstos para os usuários que fazem parte dos públicos-alvo configurado no treinamento. O gráfico mostra o percentual dos realizados.

IMPORTANTE: Não será possível o uso do filtro de data para consulta dos dados relativos ao indicador de engajamento dentro de um período. O indicador é calculado dinamicamente, a partir do número de usuários vinculados ao público-alvo, no momento da consulta. 

O segundo indicador traz a informação dos top 10 cursos obrigatórios ordenados pelo total de realizações (maior para menor). Além disso, o administrador pode acompanhar a porcentagem de engajamento em cada um dos cursos: 

CÓDIGO: código associado ao curso.

NOME: nome do curso.  

REALIZADO: contabiliza todas as matrículas dos usuários pertencentes aos públicos-alvo configurados nos cursos obrigatórios, que CONCLUÍRAM o curso e foram APROVADOS na data da consulta. A matrícula concluída com aprovação contabiliza neste indicador, independente da nova configuração de validade que poderá ser parametrizada no curso obrigatoriedade. 

PREVISTO: contabiliza todos os usuários que fazem parte do público-alvo do curso, representa uma matrícula prevista que deve ocorrer neste curso. O valor PREVISTO é dinâmico, conforme a atualização do público-alvo nos cursos e a vinculação dos usuários a este público.    

Ao entrar/retornar para o público-alvo, o sistema contabiliza este usuário como PREVISTO. Após isso, ocorre a verificação se aluno tem ou não aprovação no curso. Caso haja aprovação, esse aluno será contabilizado também como REALIZADO, independente da data de conclusão desta matrícula. Já o usuário sem aprovação, contabiliza nos indicadores PREVISTO e NÃO REALIZADO.  

NÃO REALIZADO:  contabiliza todas as matrículas previstas menos as matrículas realizadas. Quaisquer matrículas previstas ainda NÃO EFETUADAS (sem status de matrícula) ou com status diferente de CONCLUÍDO E APROVADO, contabiliza como não realizada.

ENGAJAMENTO: comparativo entre usuários previsto X usuários que realizaram o curso e estão aprovados.

Nesse segundo indicador há a possibilidade da utilização filtros para refinar uma busca que aparecerá na interface.
 

Além disso, o administrador também consegue gerar um relatório em excel, com as seguintes informações: 

O que acontece quando um usuário faz parte de mais de um público-alvo no mesmo curso?
 

Um curso obrigatório pode ter diferentes públicos-alvo e para cada um deles ser configuradas regras diferentes de vencimento da reciclagem e prazo de antecedência para matrícula automática antes do vencimento do obrigatório.  Desta forma, um mesmo usuário pode fazer parte de mais de um público-alvo, no mesmo curso.  

Na figura abaixo, a primeira situação mostra o cadastro de um curso obrigatório no qual um mesmo usuário pode pertencer aos 3 públicos. Os usuários do público “Colaboradores” precisam se reciclar a cada 2 anos e o PDL a cada 1 ano.  Neste caso, a regra para definir se ele será matriculado a cada ano ou a cada dois anos, é o MENOR prazo de validade. 

Se para todos os públicos a data de validade é a mesma (1 ano), como mostra a figura acima, e o usuário pertence aos 3 públicos, ele será matriculado na próxima reciclagem uma única vez, com os 30 dias antes da data de vencimento, conforme configurado no público PDL. 

IMPORTANTE: quando um aluno estiver em um público-alvo Obrigatório e em um Desejável, o sistema considerará somente as regras do Obrigatório. 

 Notificações de sistema

 
Foram criadas com o novo módulo duas notificações de sistema para avisar o aluno que um curso dele está com vencimento de matrícula próximo, e por isso ele foi matriculado automaticamente:
 

• Confirmação de matrícula automática – obrigatório: informa ao aluno que a matrícula dele em um curso obrigatório está para vencer, e por isso foi realizada uma matrícula automática, que tem um prazo de X dias para sua conclusão.  
• Confirmação de matrícula automática – desejável: informa ao aluno que a matrícula dele em um curso desejável está para vencer, e por isso foi realizada uma matrícula automática, que tem um prazo de X dias para sua conclusão.  

Para configurar as notificações, acesse menu Comunicação > Notificações de sistema. Clique em "Mensagens automáticas", e após na aba "Matrícula":

As duas notificações estão localizadas na parte mais inferior da tela.

Alertas Configuráveis

Estão disponíveis três alertas configuráveis para serem habilitados:
 Cursos pendentes - sem obrigatoriedade: o alerta pode ser enviado ao aluno a cada X dias lembrando que ele possui algum curso pendente na plataforma, ou seja, o aluno está com status de matriculado no curso. A mensagem será enviada para todos os usuários dos perfis marcados com os dados de matrículas que estiver X dias pendentes. O administrador poderá configurar a frequência (em dias) que o alerta será enviado. O aluno vai receber a mensagem quando:

Não estiver no público-alvo de curso obrigatório; e/ou
Não estiver no público-alvo de curso desejável;
Status matriculado;
Estiver no público-alvo de curso opcional;
Não estiver em nenhum público-alvo.

Mensagem recebida pelo aluno de acordo com exemplo acima:
 
Cursos pendentes - desejáveis: esse alerta será enviado a cada X dias para os alunos que possuem algum curso desejável pendente na plataforma, onde pendente significa status  de matriculado no curso. Será enviado para todos os usuários dos perfis marcados com dados de matrículas que estiverem X dias pendentes na plataforma. O administrador poderá configurar a frequência (em dias) que o alerta será enviado.

 
Mensagem recebida pelo aluno de acordo com exemplo acima:



 
Cursos e Trilhas pendentes - desejáveis: esse alerta será enviado a cada X dias para os alunos que possuam algum curso e/ou trilha classificados como "desejável" pendente de realização na plataforma. Os alertas devem ser disparados para os alunos que fazem parte dos públicos-alvo desejáveis do curso e trilha. Será enviado de X em X dias a partir da data de matrícula/associação enquanto ainda estiver pendente. 



Mensagem recebida pelo aluno de acordo com exemplo acima:


 IMPORTANTE: caso os alertas "Cursos e Trilhas pendentes - Desejáveis" e "Cursos desejáveis pendentes" estejam configurados, o aluno receberá dois alertas distintos. 

Home do Aluno
 

Para o aluno aparecerá um novo menu chamado de "Obrigatórios". Esse menu será dividido em 2 abas: "Em andamento" e "Com reciclagem", conforme imagem a seguir:



Na aba "Em andamento" aparecerão os cursos que o aluno foi matriculado automaticamente e ele ainda está cursando, ou seja, está com status de matriculado. Ele conseguirá visualizar até quando é o prazo para finalização desse curso. Também vai ver essa informação no card do carrossel:




Na aba "Com reciclagem" aparecerão os cursos que o aluno já está aprovado e possuem reciclagem configurada para ser realizada, mostrando inclusive a data de validade, de acordo com o que foi configurado pelo administrador:

Quando o curso estiver disponibilizado em um catálogo, e aparecer no carrossel, a validade também será exibida para o aluno (quando ele já tiver sido aprovado no curso):

Para os cursos "Desejáveis" não existe um menu específico para que o aluno acompanhe, ele visualizará esses cursos ou no carrossel de cursos em andamento (quando estiver matriculado), ou no catálogo (se for disponibilizado em um catálogo).

Considerações Finais 
 

• Quando configurada a matrícula automática, será criada uma turma pelo sistema com poucas possibilidades de alteração das informações dessa turma. Para cada público-alvo vinculado à obrigatoriedade haverá uma turma criada;
• Caso o aluno já tenha uma matrícula com o status matriculado em alguma turma do curso configurado, ele não será matriculado, respeitando a regra atual do sistema. Esta matrícula não aparecerá na área de matrículas automáticas;
• As configurações de matrículas automáticas estão disponíveis para os perfis de administrador e administrador de unidade;
• Um usuário que não está em nenhum público-alvo, deve conseguir se matricular em turmas criadas automaticamente, desde que o curso esteja disponível em um catálogo;
• Se o curso tiver turmas criadas manualmente, o usuário pode fazer matrícula normalmente.